「採用・不採用メールにどんなことを書けば良いのか分からない」
「書く際に守るべきポイントはある？」
採用結果を伝える際に応募者に対して送る採用・不採用メール。
しかし、一体どんな内容で送るのが適切なのか正直難しいですよね。
そこでこの記事では採用・不採用メールの書き方と書く際のポイントについて解説していきます。
テンプレートも用意しているので「一刻も早く必要だ」という方はコピペして使ってください。
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採用・不採用メールのテンプレート【コピペOK】
採用・不採用メールでそれぞれのテンプレートを用意しました。
採用メールのテンプレ
件名 : 選考結果のご連絡 (社名) 採用通知
(応募者)様
(社名)採用担当の(名前)です。
先日は当社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考の結果、(応募者)様を採用させていただくことになりましたのでご連絡いたします。
つきましては、下記の書類を本日郵送いたしますのでお受け取りになられた後、必要事項を記入して○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。
郵送した書類
・内定通知書
・内定承諾書
・
・
今後のスケジュールについてですが、(応募者)様の入社承諾が確認出来次第、入社手続きを進めてまいります。ご不明な点等ございましたら(採用担当者・電話番号)までお気軽にお問い合わせください。
新たな仲間を迎えられることを社員一同大変嬉しく思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。
不採用メールのテンプレ
件名 : 選考結果のご連絡(社名)
(応募者)様
(社名)採用担当の(名前)です。
先日は当社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考結果について慎重に審議いたしましたところ、今回は残念ながら採用を見送らせていただくことになりました。誠に恐縮ではございますが何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
この度の求人に応募いただきましたことに感謝するとともに、 (応募者)様の今後のご活躍とご健勝を弊社一同心よりお祈りしております。
採用・不採用メールの書き方
採用・不採用メールの書き方について上記のテンプレを元に見ていきましょう。
- 件名を入れる
- 応募者の名前を入れる
- 選考参加のお礼を述べる
- 選考結果を伝える
- 今後のスケジュールを説明する
- 結びの挨拶を入れる
1,件名を入れる
「件名 : 選考結果のご連絡 (社名) 採用通知」
件名だけで採用通知であることが分かるようにしましょう。
何が書かれているのかすぐに判断できないと読んでくれない場合があるため「採用通知」と入れるようにして重要な書類であることが分かるようにしてください。
不採用メールの場合には「採用通知」と入れる必要はありません。
2,応募者の名前を入れる
「(応募者)様」
冒頭に応募者の名前をフルネームで入れます。
採用になった人の名前と不採用になった人の名前を間違えると大変なので、名前を入れる際には間違えていないか何度も確認しましょう。
3,選考参加のお礼を述べる
「先日は当社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました」
選考を受けてくれたことに対してのお礼を述べます。
4,選考結果を伝える
「選考の結果、(応募者)様を採用させていただくことになりましたのでご連絡いたします」
選考の結果「採用」なのか「不採用」なのかを伝えます。
5,今後のスケジュールを説明する
「つきましては、下記の書類を本日郵送いたしますのでお受け取りになられた後、必要事項を記入して○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。
郵送した書類
・内定通知書
・内定承諾書
今後のスケジュールについてですが、(応募者)様の入社承諾が確認出来次第、入社手続きを進めてまいります。ご不明な点等ございましたら(採用担当者・電話番号)までお気軽にお問い合わせください」
入社時に必要な書類が同封されていることと必要書類の提出期限を記載し、その後の流れについても軽く触れておきましょう。
また不明点に対しての対応のため、採用担当者と電話番号も記載する必要があります。
不採用メールの場合にはこの過程は飛ばしてください。
6,結びの挨拶を入れる
「新たな仲間を迎えられることを社員一同大変嬉しく思っております。どうぞよろしくお願いいたします」
最後に結びの挨拶を入れます。
採用・不採用メールを書く際のポイント
採用・不採用メールを書く際には2つのポイントがあります。
これらのポイントを押さえて書かなければトラブルとなる可能性もあるため注意が必要です。
- 対等な立場で書く
- 不採用メールも丁寧に書く
対等な立場で書く
採用する側とされる側はどちらも対等な関係ですので、決して上から目線にならないように書きましょう。
特にメールは感情が読み取れないことから、少し表現を間違えるだけで上から目線に感じさせてしまうことがあります。
「対等な関係で書けているのか」を送信する前によく確認してください。
また、対等な関係を意識しすぎるあまり距離感を詰めすぎた文面になってしまう場合があります。
こちらもビジネスの場においてふさわしいとは言えないため注意が必要です。
不採用メールも丁寧に書く
「不採用だから適当に…」ではなく、不採用メールこそ丁寧に書くようにしましょう。
応募してくれた方は大きなショックを抱えているはずです。多くの企業の中から選考を受けにきてくれたお礼だけでもきちんと述べるのが最低限のマナーと言えます。
また、不採用にしたとしても今後一切関わりがないとは言い切れません。
自社の取引先に入社するかもしれませんし、取引先の重役の息子なんてこともあるかもしれません。
その場合に雑なメールを送っていると今後のビジネスに悪影響を及ぼす可能性もあります。
不採用メールは採用メール以上に気を使って書くようにしてください。
採用・不採用メールを出すタイミングは？
採用・不採用のメールは「面接日後3日～10日以内」には出すようにしましょう。
応募者は選考結果を早く知りたいはずですので、「できるだけ早く」連絡することが大切です。
また、もし10日以上かかる場合は事前に「だいたい2週間後にご連絡します」など、遅れる旨と通知する日にちの目安を連絡しておきましょう。
待たせ過ぎてしまうと応募者からの信頼を失ったり、ライバル企業に人材を取られてしまう可能性もあるので注意が必要です。
まとめ：採用、不採用通知メールはわかりやすく丁寧に！
採用・不採用メールは送る際にどんな内容にすべきか悩むものです。
できるだけ分かりやすく、そして丁寧な文面になることを心がけましょう。この記事で紹介したテンプレートを参考に自社なりの文面で作成してください。
文面を作成する時間がないという場合にはコピペすることもできるので、応募者名や担当者名だけ書き換えて利用しましょう。
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投稿者プロフィール
- 株式会社京栄コンサルティング 求人メディアチーム 主任
- 求人営業として原稿作成・集客などを学び、「京栄くん」の運営に携わる。自社メディアのデータ分析・改善からコラム記事を書いてくれるフリーランスの管理・指示など幅広く業務を行っています。
