採用管理システム(ATS)とは|導入するメリットとデメリット

採用管理システムを導入するメリットを解説致します!
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「採用管理システム(ATS)って一体なんなの?」

「どんなことができるの?」

採用管理システム(ATS)が何やら採用に役立つらしいということは知っていても具体的な役割について知らないという採用担当者の方もいるのではないでしょうか。

ATSを導入することで応募者の管理や面接日程の調整がしやすくなり採用活動の効率化を図ることができます。

この記事では採用管理システム(ATS)の概要やメリット・デメリット、またATSの選び方について解説していきます。

採用管理システム(ATS)とは

採用管理システム(ATS)とは採用活動に必要な業務を一元管理して、採用活動を効率よく進めることを目的にしたシステムのことです。英語ではApplicant(応募者)Tracking(追跡)System(システム)と呼ばれており、これらの頭文字をとってATSとも称されています。

ATSにはクラウド型とオンプレミス型の2つの種類があります。

クラウド型

クラウド型は近年主流となっているタイプで、インターネット上で利用できるシステムです。

ソフトウェアを購入したり自社でシステムを構築したりする必要がないため導入コストを抑えられます。

すぐにシステムを導入できる一方で、カスタマイズの幅が狭く、よく調べて導入しなければ「自社に合わなかった」ということになりかねないので注意が必要です。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして利用するシステムです。

自社でサーバーを用意してシステムを構築する必要があるため導入コストがかかってしまいます。ただし、自由にカスタマイズすることができるほか、自社のサーバーを利用することからセキュリティに優れています。

採用管理システム(ATS)のメリットとデメリット

ATSを導入するメリットとデメリットについて解説していきます。

メリットだけではなくデメリットもあるためどちらも把握した上で導入するのか判断するようにしましょう。

ATSを導入するメリット

ATSを導入するメリットは主に4つあります。

・採用情報を一元管理できる

・採用データの分析ができる

・社内で採用データを共有できる

・ミスを防止できる

採用情報を一元管理できる

複数の求人サイトから寄せられた応募者情報や採用業務に関する情報を一元管理することができます。

わざわざ複数の求人サイトにアクセスして「応募きてるかな…」「返信がきてないかな…」と確認する必要がなくなります。ATSだけですべての採用情報を管理できるため、応募者に素早く反応することが可能です。

採用データの分析ができる

どの求人サイトからの応募が多いのか、また採用人数が多いのかなど採用データの分析ができます。

複数の求人サイトを利用していると費用対効果がわかりづらいですが、データによって可視化することで応募率や採用率が一目でわかるようになります。

分析の結果あまり効果が出ていない求人サイトの利用を止めることで採用にかかるコスト削減につながるでしょう。

社内で採用データを共有できる

人事担当や採用担当の間で現状どのような採用状況となっているのかという採用データを共有できます。

書類選考や面接に対するフェードバックを行う際にもATSを用いて話し合うことができるため、わざわざ紙に印刷したり資料を作成したりする必要がなく、効率よく話し合いが行えます。

ミスを防止できる

ATSはミスを防止することにつながります。

一目でどのような選考状況なのかを確認できるためエクセルなどの見えにくいデータ管理よりも応募者への連絡忘れなどを防ぐことが可能です。また、社内で選考状況を共有できることからトラブルを未然に防止する効果もあります。

メモを残すことができる機能を搭載しているものもあり、採用活動に関するコミュニケーションツールとしても活用できるでしょう。

ATSを導入するデメリット

ここまでATSを導入するメリットについて解説してきましたが、一方でデメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。ATSを導入するデメリットは主に2つあります。

・導入コストがかかってしまう

・操作方法が難しいと手間がかかる

導入コストがかかってしまう

ATSを導入するには当然費用がかかります。

搭載されている機能によっても費用は異なりますが、大体月額2万円~10万円が相場となっています。

求人票の作成やスケジュール管理といったシンプルな機能だけだと安く、データ分析機能が搭載されていたり管理する応募者が多かったりすると高くなりがちです。

操作方法が難しいと手間がかかる

ATSの中には操作方法が難しいものもあります。

操作方法が難しければそれだけ使いこなせるまでに時間がかかることになります。

特に初めてATSを導入される場合には使い方に戸惑ってしまう可能性があるため、必要最低限の機能だけが搭載されていて操作方法がわかりやすいものを選択するようにしましょう。

採用管理システム(ATS)の選び方

ATSにはたくさんの種類があります。

「どれを選べばいいのかわからない…」という方は以下の4つのポイントを意識して選んでみてください。

・企業規模やニーズに合っているか

・利用しているサービスと連携できるか

・セキュリティ面に問題はないか

・操作方法がわかりやすいか

企業規模やニーズに合っているか

自社の規模とどんな求職者から応募がきて欲しいのかというニーズに対応するATSを選びましょう。

少人数しか採用しないにも関わらず大きなシステムを導入してもコストの方が大きくなる可能性があります。

また、ATSは「アルバイト向け」や「中途採用向け」などそれぞれに適したものがあり、自社のニーズに合わないシステムでは効果を発揮しないため注意してください。

利用している求人サイトと連携できるか

現在利用している求人サイトと連携できるかどうかも重要です。

複数の求人サイトの情報を管理できるのがATSの強みですが、利用している求人サイトと提携していなければ利用する意味がありません。各ATSのホームページに提携を結んでいる求人サイトが公開されているため、契約する前に利用している求人サイトと連携できるのかを確認しておきましょう。

セキュリティ面に問題はないか

ATSは応募者の個人情報も管理するためセキュリティが強力なものを選ぶ必要があります。

セキュリティの強さの指標として以下の対策がされているかを確認してみてください。

・SSLを用いた暗号化通信を利用している

・データのバックアップは行われているか

・個人情報の保護を目的とする「Pマーク」や情報資産の保護を目的とする「ISMS」の認証を受けているか

操作方法がわかりやすいか

ATSの中には操作方法がわかりにくいものも存在しています。

搭載されている機能が多ければ便利ですが、それだけ覚えなければならない操作方法も多くなりがちです。

初めてATSを導入される場合には必要最低限の機能だけが搭載されているものを選ぶことをおすすめします。

無料トライアルを行っているものもあるため、操作方法に不安があるのであれば一度体験してから契約すると良いでしょう。

まとめ

ATSを導入することで採用活動の効率化を図ることができます。

「採用活動に時間が取られてしまい、従来のタスクをこなせない」「採用活動に時間を使えない」という場合にはATSを導入することで一気に採用に関する問題点を解決できるかもしれません。

ATSを導入する際にはそれぞれの機能や特徴をしっかりと把握して自社に適したものを選ぶようにしましょう。