採用の効率化を進めて、人事採用の負担減を実現

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採用計画を立て、求人情報を掲載し、説明会を行い、応募者を面接し、選考、内定を出す……「採用業務」の内容は幅広く、そして時間もかかります。
それならば効率を上げたいですよね。そのためには具体的にどのような方法があるのでしょうか?

【採用業務の課題】採用の負担が増えている。

企業が永続的に活動するために必要な「採用活動」。しかし、データによると年々採用業務の負担は増えています。
ところで、採用業務とひとくちに言ってもそこには様々な業務が含まれています。
そのため、増える負担についてその内容をひも解いていくと「コスト面」と「時間面」の負担があることが分かります。

採用コストの負担

採用業務を遂行するにあたり、求人広告の掲載や、説明会や面接時の会場使用料、配布資料の印刷代など、金銭的な負担が生じますよね。
その中でも注目してほしいのが、求人広告費用です。
業種や従業員数によって差はあれど、求人広告費用は年々増加傾向にあります。
2019年の中途採⽤の求人広告予算は平均221.4万円、実績は平均144.4万円、2018年と⽐較した場合「変わらない」と答えた企業が約5割を占め、「増えた」と答えた企業が4割弱となっています。

参照)マイナビ中途採用 状況調査2020年版 – 株式会社マイナビ

貴社が現在の採用活動の成果に満足できていない場合、もしもこれまで金銭的な採用コストに対して分析してこなかったのであれば、見直してみるチャンスかもしれません。
費用対効果について分析してみましょう。

【求人広告の費用対効果】

採用にかかる費用の内訳に着目し、1人当たりの求人広告費を算出してみましょう。

無料で掲載できる求人広告もあります。業種・業態によっては自社の求める人物像をより効果的に集めることができる方法があるかもしれません。費用対効果を追求し、採用業務の効率化を目指しましょう。

【求人広告を無料で掲載する方法】

ハローワークやインディード、その他無料求人サイトなどを紹介しています。

無料で掲載できる求人サイト5選

採用にかかる時間の負担

採用にかかる「時間」の負担について目を向けてみましょう。
「採用業務」と聞くと「応募者と面接を行い選考する」そんな光景を思い浮かべる方も多いかも知れません。
しかし、それは採用業務の一部にしか過ぎません。
採用業務は多岐にわたるのです。

採用活動をするにあたり、応募者を確保しなければなりません。
そのためには自社サイトだけでなく、紙媒体やウェブ媒体に求人情報を公表・展開し、応募者を増やすという業務があります。
また、応募が入ってからは応募者との連絡業務が生じます。
場合によっては応募前・エントリー前に参加してもらう会社説明会を実施することもあるでしょう。会社説明会に至っては、適切な会場を探し予約しなければならず、そのための手間もかかります。
応募者の選考は書類選考や面接を通して行い、採用したい応募者には内定を出します。
しかし、内定を出して「はい、おしまい」とならないのが辛いところ……。無事入社にこぎつけるまで、引き続き内定者へをフォローすることも必要でしょう。

採用業務は多岐にわたり、採用担当者が採用業務にかける「時間」も増えている傾向にあります。

採用にかかる業務

それでは、採用にかかる業務をもう少し細かく見ていきましょう。

募集・応募業務

採用の業務の一環として、まず応募者を募らなければなりません。
自社の求める人物像を固め、必要な資格や採用時の待遇を決め、募集要項を固めます。そのうえで、求人情報を公表・展開します。
その際、一定数の応募者数を求めるのであれば、自社サイトだけでなく、ハローワーク、各種求人サイト、紙媒体などに掲載する必要があります。

選考・内定業務

採用業務の核となるのが、めぼしい人材を採用するための「選考」に関する業務。
書類選考を行うのはもちろん、独自に試験を行う場合もあるでしょう。
採用したいという相手には内定を出します。
また、内定者に確実に入社してもらうためには、細かくフォローの連絡を入れることも必要でしょう。

採用の効率化を図るための方法

採用業務は多岐にわたり、費用の面でも、時間という面でも、多くのコストがかかっていることがお分かりいただけたでしょうか?
ここからは、採用の効率化を図るための4つの方法についてお伝えします。

1,採用業務の中で時間がかかっている業務の把握

採用業務について、時間の負担は効率化で減らせる可能性があります。
まず、採用で特に負担に感じている業務、煩雑に感じられる業務、時間がかかっている業務は何かを探ってみましょう。
実際に、どんな業務を負担に感じているのか書き出すなどしてください。
その中で時間がかかっているもの、煩雑に感じられる業務に着目します。
効率化し負担を減らせそうなものがあるか確認しましょう。

2,WEBを利用した採用

もはや当たり前ともいえるかもしれませんが、採用に関してWEBを利用することで効率化が可能です。
例えば、採用サイトから応募・エントリーが入った際にどのように対応していますか?
応募が入ってきたら返信しなければならず手間がかかりますよね。
そんな時は、自動返信を設定してはどうでしょうか?
1通目のメール送信を自動化するのです。

また、昨今コロナ禍において進んだオンライン会議の利用、これを採用業務の現場でも取り入れて、WEBを利用したオンライン面接を敢行してはどうでしょうか。会場の設営業務にかかる手間や時間を減らすことができます。

3,採用プロセスの見直し

発想を変えて「採用プロセス」自体を見直すという方法もあります。

例えば、GYAOは2017年卒より採用にあたり「新卒採用アプリ」を導入しました。
それまで行っていたWEBサイトからのエントリーは停止したのです。

GYAOとしてはこのアプリを使える程度の「リテラシー」がある人しか応募できないようにするという意図がありました。
アプリを使えるかどうか、アプリをダウンロードしてまで応募するほどの意欲があるかというところでスクリーニングをかけるのです。
その結果応募者は減ったのですが、より欲しい人材に近い層の応募につながったという効果が得られたようです。
欲しい人材を得るためにはどうしたらよいか、本質的な部分に着目したからこそたどり着いた採用プロセスの見直しだったといえるでしょう。

このように採用プロセスを見直すことで、結果的に採用業務を減らすことにつなげられる可能性もあります。

4,採用業務の外注を検討

効率化できる業務の把握はしている、WEB化も進めている、採用のプロセスもできるかぎり見直しをしている……そんな状況にあっても効率化を進められない・効果を感じられないという場合は採用業務について部分的に外注する「採用業務の外注」が効率化に有効なことがあります。
次の項で説明していきます。

外注で採用業務の効率化をしやすい業務

採用業務が多岐にわたるということはお伝えしました。その中でも効率化しやすいのは「募集・応募」に関する業務です。
なかでも応募者を「増やす」という業務は専門家に任せることでかなり効率化が可能です。
応募者を増やすことを外注するとはどういうことなのか、ちょっとイメージしにくいかもしれません。
応募者を増やすということは、就職・転職希望者に数ある企業の中から自社企業に着目してもらい、就職先として選んでもらうことです。
そのことから、就職・転職希望者を「顧客」、採用企業を「売り手」となぞらえ、「マーケティング」の手法を採用に採り入れることが近年浸透しつつあります。
採用においてマーケティング手法を用い、応募者を「増やす」ことを効率化するのです。
「採用マーケティング」と呼ばれます。

進む採用のマーケティング化

近年、前述した「採用のマーケティング化」が進んでいます。
「採用マーケティング」という呼び方もあり、大手企業をはじめとし実践・効果をあげている事例があります。

【採用マーケティングとは?】
採用マーケティングとは、採用活動にマーケティングの考え方や手法を取り入れることです。マーケティングとは企業などの組織が顧客が求める商品やサービスをつくり、その情報やサービスを最善の方法で顧客届け、顧客がその価値を効果的に得られるようにするための行動や概念です。
従来は顧客に対して行われているマーケティングですが、採用でも求職者をターゲットとし、マーケティングを意識した人材採用が行われるようになってきています。
マーケティングには「ペルソナ」という考え方があります。該当商品の顧客像を詳細に想定するというものです。採用マーケティングにもペルソナを採り入れる際は自社の求める人物像を明確にします。そうすることで、より欲しい人材、求めている人材に情報を届けられ、採用のミスマッチも防ぐことにつながるでしょう。

また、マーケティングで行われる「ブランディング」を採用で行う「採用ブランディング」という手法も浸透しつつあります。
採用ブランディングについてもご説明しましょう。

【採用ブランディングとは?】
採用ブランディングとは、企業が自社について戦略的な情報発信をし採用市場において自社のブランドを確立し、認知度や価値の向上を図るマーケティング手法です。
ブランディングはマーケティングで行われてきており、BtoCの商品においてはあたりまえのマーケティング手法でした。採用ブランディングでは商品ではなく、会社、つまり「自社」をブランド化します。この採用ブランディングにおいてターゲットとなるのは顧客や消費者ではなく、企業への応募者、求職者です。

マーケティングのプロと人事のプロは違う

マーケティングのプロというのは集客が得意です。つまり、人を集めるという部分においては人事担当より専門知識があります。
採用においても、マーケティングが得意な者が「集客=応募者を集める」、その方が効率的といえるでしょう。

その場合、応募者を集めることは集客のプロに依頼した方がよい可能性が高いです。
社内に人材が居ない場合は外注を検討してはいかがでしょうか?

採用業務の効率化にあたり、外注できるものは外注する。そのなかでも応募者を増やすという部分において採用マーケティングを活用し、それについてマーケティングのプロに外注してみてはどうかとご提案してきました。

人事担当者が人事業務できる効率化を

採用業務というのは多岐にわたります。
求人情報の掲示・会社説明会の実施・応募者への対応・面接・選考・内定者へのフォロー……細かな業務が多いからこそ、応募者を増やす、集客の部分に関しては「採用マーケティング」という考え方を採り入れてみてはいかがでしょうか?
そして、人事担当者さんは人事のことに集中できる環境を整え、採用業務の効率化をすすめたいのなら、応募者を集めるための採用マーケティングはプロへ依頼し外注することをおすすめします。

しかし、採用マーケティングを外部に任せるとなるといったい誰に任せたらよいのか、そして予費用面でもいったいいくらかかるのか不安に思われる方もいらっしゃるでしょう。

そのような場合、採用マーケティングの知識を生かしたうえで、採用サイト制作まで行ってくれる「京栄君」というサービスを検討してみてはいかがでしょうか。
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